Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen

Pada artikel ini dibahas mengenai gambaran umum sistem informasi manajemen yang meliputi pengertian atau definisi manajemen, apa itu manajemen, tingkatan manajemen, fungsi-fungsi manajemen, peran-peran manajerial, keterampilan, evolusi teori manajemen, manajemen dan lingkungan eksternal, wewenang, delegasi, sentralisasi dan desentralisasi. Namun sebelumnya perlu saya sampaikan bahwa materi ini saya dapatkan dari dosen mata kuliah sistem informasi yaitu Bu Lita Karlitasari, S.Kom., MMSI yang dulunya ngajar Analisis perancangan sistem yang dan pada semester ini Sistem Informasi Manajemen.

Pengertian Manajemen

Menurut James A.F. Stoner “Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.”

Skema Manajemen Sistem Informasi

Ada 5 (lima) bagian dalam menyelaraskan dengan tujuan sistem informasi, yaitu 5M+1I

1. M-AN
2. M-ONEY
3. M-ASCHINE
4. M-ATERIAL
5. M-ETHODS
6. I-NFORMATON

Beberapa Hal yang Membuat Manajemen Haruslah Ada dalam Sistem Informasi

1. Tujuan yg hendak dicapai (organisasi maupun pribadi)
2. Mengembangkan antar tujuan yg berbeda
3. Mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pencapaian tujuan

Manajemen itu Sains atau Seni? Berikut penjelasannya

Manajemen sebagai Sains

Pendekatan melalui tahapan sistematis berdasarkan keilmuan
Umumnya memerlukan keahlian teknis, diagnostik dan pengambilan keputusan

Manajemen sebagai Seni

Pendekatan melalui intuisi dan perasaan berdasarkan pengalaman
Umumnya memerlukan keahlian konseptual, kreatifitas dan komunikasi interpersonal

Tingkatan Manajemen

Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic Planning Level)

• Posisi : Direktur, para wakil direktur
• Sumber informasi : > 75% eksternal
• Bentuk Informasi : > 75% ringkas

Sistem Informasi Manajemen yang merencanakan strategi yang biasanya terdiri dari visi, misi, tujuan dan sasaran yang diambil dari 8 elemen. Memang singkat dalam segi penulisan yang ditampilkan, namun sangat banyak pertimbangan yang dianalisis demi menjadikan yang sedikit itu menjadi merata ke semua unsur yang ada.

Tingkat Pengendalian Manjemen (Management Control Level)

• Posisi : Manajer wilayah, direktur produk, kepala divisi
• Sumber informasi : 50% eksternal-internal
• Bentuk Informasi : 50% ringkas-rinci

Harus mempunyai kemampuan manusiawi lebih banyak, karena harus bisa menyampaikan apa maksud dari manajemen puncak dan disampaikan kepada manajemen lini pertama.

Tingkat Pengendalian Operasional (Operational Control Level)

• Posisi : kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek
• Sumber informasi : > 75% internal
• Bentuk Informasi : > 75% rinci

Segala sesuatu yang disampaikan oleh manajemen puncak harus dijabarkan secara rinci.

Fungsi – Fungsi Manajemen

• Planning.
• Organizing.
• Staffing.
• Directing.
• Controlling.

Peran – Peran Manajerial

1. Interpersonal Roles
   • Figurehead
   • Leader
   • Liaison, artinya dapat menjalin hubungan dengan orang luar
2. Informational Roles
   • Monitor
   • Disseminator, artinya segala informasi yang diharuskan oleh orang internal tau maka harus disampaikan
   • Spokeperson, artinya segala informasi yang diharuskan orang luar mengetahuinya maka harus disampaikan
3. Decision Roles
   • Enterpreneur, mempunyai usaha dan ide-ide
   • Disturbance Handler, adalah sesuatu yang tidak terduga
   • Resource Allocator, adalah bisa menempatkan orang yang tepat pada situasi yang tepat dan kondisi yang tepat
   • Negotiator, artinya dapat menyelesaikan permasalahan-permasalan yang terjadi

Keterampilan Manajerial

Keterampilan Konseptual

• Keterampilan mental untuk mengoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi.
• Mendiagnosis dan menganalisis masalah dalam situasi yang berbeda-beda serta mampu mengambil keputusan atas permasalahan yang dihadapi dan memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien.

Keterampilan Manusiawi

• Manajer membutuhkan keterampilan manusiawi untuk bekerja dengan orang lain, berkomunikasi dan berinteraksi dengan masyarakat, memahami, dan mendorong orang lain untuk berinteraksi dengan orang per orang maupun kelompok.
• Manajer membutuhkan keterampilan ini untuk melakukan negosiasi, memotivasi orang lain, dan meyakinkan orang.

Keterampilan Teknik

• Manajer memerlukan keterampilan teknik untuk melaksanakan pekerjaan spesifik tertentu yang menjadi tanggung jawabnya.
• Keterampilan untuk menggunakan alat-alat, teknologi, prosedur, dan teknik bidang khusus. Contohnya, seting, layout, dan grafis komputer; desain interior bangunan, layout perusahaan/ produksi, dan seni rias.

Evolusi Teori Manajemen

Teori Manajemen Klasik

• Revolusi Industri (1780, Inggris) keadaan & permasalahaan pada industri
• Subsitusi tenaga manusia oleh mesin
• Perluasan pasar
• Perluasan daerah jajahan
• Pertumbuhan perusahaan & akumulasi sumber daya
• Kurang manajer dan tenaga trampil

Teori Perilaku

• Membedakan pemimpin dan bukan pemimpin
• Konsep teori X dan Y dikemukakan oleh Douglas McGregor dalam buku The Human Side Enterprise di mana para manajer / pemimpin organisasi perusahaan memiliki dua jenis pandangan terhadap para pegawai / karyawan yaitu teori X atau teori Y.
• Teori X dan Y menghasilkan teori gaya kepemimpinan ohio state yang membagi kepemimpinan berdasarkan skala pertimbangan dan penciptaan struktur
  1. Teori X
     • Manusia adalah makhluk pemalas yang tidak suka bekerja serta senang menghindar dari pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
     • Memiliki ambisi yang kecil untuk mencapai tujuan perusahaan namun menginginkan balas jasa serta jaminan hidup yang tinggi.
     • Dalam bekerja para pekerja harus terus diawasi, diancam serta diarahkan agar dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.
     • Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai gaya kepemimpinan otoriter
     • Karyawan yang memiliki tipe teori X adalah karyawan dengan sifat yang tidak akan bekerja tanpa perintah
  2. Teori Y
     • Kodrat manusia seperti halnya kegiatan sehari-hari lainnya.
     • Pekerja tidak perlu terlalu diawasi karena mereka memiliki pengendalian serta pengerahan diri untuk bekerja sesuai tujuan perusahaan.
     • Pekerja memiliki kemampuan kreativitas, imajinasi, kepandaian serta memahami tanggung jawab dan prestasi atas pencapaian tujuan kerja.
     • Pekerja juga tidak harus mengerahkan segala potensi diri yang dimiliki dalam bekerja.
     • Pemimpin yang menyukai teori Y lebih menyukai gaya kepemimpinan demokratik.
     • Karyawan yang memiliki tipe teori Y akan bekerja dengan sendirinya tanpa perintah atau pengawasan dari atasannya.

Teori Kuantitatif

• Berkembang sejak Perang Dunia II, di mana saat itu Inggris ingin memecahkan beberapa persoalan yang sangat kompleks dalam perang.
• Inggris kemudian membentuk Tim Riset Operasi (Reserch Operation), dipimpin oleh P.M.S Blackett. Tim ini terdiri dari ahli matematika, fisika, dan ilmuwan lainnya
• Beberapa contoh model manajemen operasi adalah : pengendalian persediaan seperti EOQ (Economic Order Quantity), simulasi, analisis break-event, programasi linier (linear programming)
• Pendekatan kuantitatif memberikan sumbangan penting terutama dalam perencanaan dan pengendalian, juga membantu memahami persoalan manajemen yang kompleks. Dengan menggunakan model matematika, persoalan yang kompleks dapat disederhanakan.

Keterbatasan Aliran Kuantitatif

Sistem Informasi Manajemen Model kuantitatif banyak menggunakan model atau simbol yang sulit dimengerti oleh kebanyakan orang, termasuk manajer. Pendekatan kuantitatif juga tidak melihat persoalan perilaku dan psikologi manusia dalam organisasi.

Ada lima kemungkinan arah perkembangan teori manajemen di masa mendatang

1. Dominan
   Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna
2. Divergence
   Setiap aliran berkembang melalui jalurnya sendiri
3. Convergence
   Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan diantara mereka cenderung kabur
4. Sintesa
   Masing-masing aliran berintegrasi
5. Proliferation
   Akhirnya ada kemungkinan muncul lebih banyak aliran lagi

Manajemen dan Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal mikro terdiri dari

1. Supplier
2. Customer
3. Pemilik / Pemegang Saham
4. Pesaing (Competitor)
5. Serikat Buruh / Pekerja
6. Masyarakat Global
7. Masyarakat Keungan
8. Pemerintah

Lingkungan eksternal makro terdiri dari

1. Perkembangan Teknologi
2. Variabel-variabel ekonomi
3. Lingkungan Sosial-Kebudayaan
4. Variabel-variabel Politik-hukum

Occupational Ethics atau Etika Profesi

Standar-standar yang mengatur tentang bagaimana anggota suatu profesi, perdagangan, atau keahlian harus bertindak atau bertingkah laku ketika melaksanakan pekerjaannya.
Contoh: medical ethics, mengatur bagaimana dokter dan perawat harus menangani pasiennya.

Individual Ethics

Standar-standar yang mengatur tentang bagaimana orang melihat tanggung jawabnya terhadap orang lain dan bagaimana mereka harus bertindak dalam situasi dimana kepentingan pribadinya dipertaruhkan.
Individual ethic dipengaruhi oleh keluarga, teman sebaya, dan didikan secara umum.

Organizational Ethics

Petunjuk praktis untuk perusahaan dan manajernya tentang bagaimana mereka harus bertanggung jawab terhadap stakeholdernya.
Etika individu dari pendiri perusahaan dan top manajernya sangat penting dalam pembentukan kode etik organisasi.

Pendekatan-pendekatan untuk tanggung jawab sosial

Tanggung jawab sosial adalah tanggung jawab manajer perusahaan dan karyawan untuk membuat keputusan-keputusan yang melindungi, meningkatkan  kesejahteraan, dan kemakmuran stakeholder dan seluruh masyarakat.

Contoh-contoh perilaku yang menunjukkan tanggung jawab sosial

1. Menyediakan pemotongan pembayaran untuk membantu para pekerja yang diberhentikan, sehingga mencukupi sampai mereka dapat menemukan pekerjaan lain.
2. Menyediakan peluang kepada para pekerja untuk meningkatkan ketrampilan-ketrampilan mereka dan memperoleh pendidikan tambahan sehingga mereka dapat lebih produktif dan tidak menjadi tertinggal karena perubahan-perubahan di dalam teknologi.
3. Mengizinkan karyawan untuk cuti ketika mereka membutuhkan dan menyediakan pelayanan kesehatan serta dana pensiun yang bermanfaat bagi karyawan.
4. Berperan untuk memberikan derma atau dukungan pada berbagai aktivitas sosial di dalam kota atau kota-kota di mana mereka ditempatkan seperti membantu sekolah, beramal, dan sebagainya.
5. Memutuskan mengeluarkan dana untuk  memperbaiki pabrik sehingga tidak menimbulkan polusi pada lingkungan.
6. Memutuskan untuk menanam modal dalam negara-negara miskin.
7. Memilih untuk membantu negara-negara lemah atau miskin dengan mengembangkan suatu dasar ekonomi sehingga dapat memperbaiki standar hidup.

Empat pendekatan berbeda yang berkaitan dengan tanggung jawab sosial

1. Obstructionist Approach
   Perusahaan dan manajernya memilih untuk tidak melakukan tindakan sesuai dengan tanggung jawab sosial dan sebagai penggantinya melakukan tindakan-tindakan ilegal dan tidak etis.
2. Defensive Approach
   Perusahaan dan manajernya bertindak etis sebatas sesuai dengan hukum dan syarat-syarat legal. Masih ada kemungkinan melakukan tindakan-tindakan yang tidak etis.
3. Accommodative Approach
   Perusahaan dan manajernya bertindak etis dan sesuai hukum, mencoba menyeimbangkan antara kepentingan-kepentingan stakeholder sesuai kebutuhan
4. Proactive Approach
   Perusahaan dan manajernya secara aktif melakukan tanggung jawab sosialnya. Mereka mempelajari kebutuhan-kebutuhan stakeholder yang berbeda-beda dan menggunakan sumber daya organisasi untuk memenuhi kebutuhan stakeholder.

Mengapa harus memiliki tanggung jawab sosial?

1. Dengan menunjukkan tanggung jawab social, Sistem Informasi Manajemen membantu perusahaan untuk memiliki reputasi yang baik, sehingga dapat meningkatkan bisnis dan meningkatkan kemampuan untuk memperoleh sumber daya dari stakeholder, meningkatkan keuntungan dan kemakmuran pemegang saham.
2. Jika semua perusahaan melakukan tanggung jawab sosial seperti menyediakan pengobatan, dana pensiun, dan sebagainya, maka kualitas kehidupan akan meningkat, mengurangi kejahatan, kemiskinan, dan tingkat penganguran akan relatif rendah.

The Rule of Organizational Culture

Manajer berperan sangat penting dalam membangun nilai-nilai dan standar dalam perusahaan. Manajer menjadi model dalam bertingkah laku etis yang akan diikuti oleh karyawan di bawahnya. Jika manajer bertindak tidak etis maka karyawan di bawahnya juga tidak akan bertindak etis.

Ethics Ombudsman

Seorang manajer bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan dan mengajarkan standar-standar etika kepada semua karyawan dan memonitor kesesuaiannya dengan standar itu. Dengan membuat budaya etis dalam organisasi, membuat seluruh anggota dapat melakukan tindakan secara etis. Ethics Ombudsman dapat menjadi petunjuk ketika anggota organisasi tidak yakin apakah tindakannya etis atau tidak. Sudah paham Sistem Informasi Manajemen? Ya semoga saja.

Wewenang, Delegasi, Sentralisasi dan Desentralisasi

Definisi Wewenang

• Menurut Louis A. Allen dalam bukunya, Management and Organization
• Wewenang adalah jumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan.
• Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya, The Principles of Management
• Wewenang adalah suatu hak untuk memerintah / bertindak.
• Menurut G. R. TerryWewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain supaya bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki wewenang itu.
• Menurut R. C. Davis dalam bukunya, Fundamentals of Management
• Wewenang adalah hak yang cukup, yang memungkinkan seseorang dapat menyelesaikan suatu tugas/kewajiban tertentu.

Jadi, wewenang adalah dasar untuk bertindak, berbuat dan melakukan kegiatan/aktivitas perusahaan.

Wewenang Terbagi Menjadi 3 (tiga) Jenis

1. Line Authority (wewenang lini), wewenang manajer yang bertanggung jawab langsung, di seluruh rantai komando organisasi, untuk mencapai sasaran organisasi.
2. Staff Authority (wewenang staf), wewenang kelompok, individu yang menyediakan saran dan jasa kepada manajer lini.
3. Functional Authority (wewenang fungsional), wewenang anggota staf departemen untuk mengendalikan aktivitas departemen lain karena berkaitan dengan tanggung jawab staf spesifik.

Definisi Kekuasaan

Kuasa adalah kekuatan, seseorang yang disegani karena mempunyai kekuatan tertentu, baik kekuatan fisik, mental maupun karena mempunyai pengaruh yang cukup luas.

Sumber-sumber Kekuasaan

1. Reward Power (kekuasaan menghargai), didasarkan pada kemampuan seseorang untuk memberi penghargaan kepada orang lain, untuk melaksanakan perintah/memenuhi persyaratan prestasi kerja.
2. Coercive Power (kekuasaan memaksa), didasarkan pada kemampuan orang yang mempengaruhi untuk menghukum orang yang dipengaruhi jika tidak memenuhi persyaratan.lang
3. Legitimate Power (kekuasaan sah), kekuasaan ini ada jika seseorang karyawan atau orang yang dipengaruhi mengakui bahwa orang yang mempengaruhi memang berhak untuk menggunakan pengaruh dalam batas-batas tertentu.
4. Expert Power (kekuasaan keahlian), didasarkan pada persepsi / keyakinan bahwa orang yang mempengaruhi mempunyai keahlian relevan/pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi.
5. Referent Power (kekuasaan rujukan), didasarkan pada keinginan orang yang dipengaruhi untuk dihubungkan dengan atau meniru orang yang mempengaruhi.

Definisi Dilegasi

Tindakan memberikan wewenang dan tanggung jawab formal untuk menyelesaikan aktivitas spesifik kepada bawahan, itu adalah dilegasi yang ada pada Sistem Informasi Manajemen.

Definisi Delegasi menurut para ahli

• Menurut Ralph C. Davis
  Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerahan wewenang berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggung jawaban.
• Menurut Louis A. Allen
  Pendelegasian adalah proses yang diikuti oleh seorang manajer dalam pembagian kerja yang ditimpakan padanya, sehingga ia dapat memperoleh orang-orang lain untuk membantu pekerjaan yang tidak dapat ia kerjakan.

Sentralisasi

Sebagian besar wewenang/kekuasaan masih tetap dipegang oleh manajer puncak. Hanya sebagian kecil saja disebarkan ke seluruh struktur organisasi.

Desentralisasi

Sebagian kecil wewenang/kekuasaan dipegang oleh manajer puncak, sedang sebagian besar kekuasaan menyebar pada seluruh struktur organisasi.

Review Komptensi Dasar Sistem Informasi Manajemen

1. Apakah Anda mampu menjelaskan Definisi Manajemen dan Manajer, Proses Manajemen, Ketrampilan dan peran Manajer, Pengertian Manajemen sebagai ilmu dan seni, Teori Manajemen Klasik, Teori Manajemen Perilaku, Teori Sistem Informasi Manajemen?
2. Apakah Anda mampu menjelaskan Faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen, baik langsung maupun tidak langsung serta Akibat pengaruh lingkungan terhadap Manajemen?
3. Mahasiswa mampu menjelaskan Faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen, baik langsung maupun tidak langsung serta Akibat pengaruh lingkungan terhadap Manajemen.

Itulah artikel tentang gambaran umum sistem informasi manajemen yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat.

Baca Juga :

Pengertian Dan Tujuan Sistem Informasi
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Manajemen